Аудит кадрового делопроизводства — это не формальная проверка кадровых документов, а инструмент защиты бизнеса от серьёзных финансовых, юридических и управленческих рисков. Наиболее дорогостоящие ошибки в кадровом учёте связаны с нарушениями, которые влекут не только штрафы, но и системные последствия для компании.

Каждое нарушение создаёт риск. Но особенно опасны ситуации, когда под ответственность попадает не только организация, но и её генеральный директор — он может быть привлечён к ответственности одновременно с юридическим лицом.

Для многих компаний привлечение руководителя к административной ответственности уже само по себе противоречит корпоративной культуре и внутренней управленческой логике. Более того, повторное нарушение может повлечь дисквалификацию руководителя на срок до трёх лет — а это одно из самых жёстких наказаний. В ряде случаев возможна и приостановка деятельности юридического лица.

Именно поэтому к аудиту кадрового делопроизводства нельзя относиться как к «кадровой формальности». Ошибки в этой сфере напрямую затрагивают деньги, устойчивость бизнеса, полномочия руководителей и легитимность принимаемых решений.

---

С чего начинается аудит кадрового делопроизводства

Проверка кадрового делопроизводства начинается не с трудовых книжек и не с приказов по отпускам, как многие предполагают, а с базовых документов организации.

В первую очередь необходимо анализировать:

• устав;
• свидетельство о государственной регистрации;
• выписки из ЕГРЮЛ;
• решение о создании организации;
• протоколы собраний учредителей;
• список участников;
• приказы о назначении генерального директора;
• иные учредительные и корпоративные документы.

Именно эти документы задают правовую конструкцию всей деятельности компании, в том числе и в сфере кадрового делопроизводства.

Согласно статье 52 Гражданского кодекса РФ, учредительный документ определяет:

• основные параметры организации — её наименование, местонахождение, организационно-правовую форму, структуру, размер уставного капитала;
• внутренние механизмы управления;
• правовую основу для принятия решений и оформления полномочий.

Иными словами, устав — это не формальность и не документ «для регистрации». Это база, на которой строится законность внутренних актов, кадровых процедур и управленческих решений.

---

Почему именно устав так важен для кадрового аудита

На практике очень часто кадровые ошибки возникают не потому, что HR-служба не знает Трудовой кодекс, а потому, что в компании не учитывают положения устава и внутреннее распределение полномочий.

Например, организация может добросовестно оформлять локальные акты, приказы, кадровые документы, трудовые договоры. Но если всё это утверждается не тем органом или не тем лицом, которое наделено соответствующим правом по уставу, юридическая устойчивость этих документов становится крайне слабой.

Это значит, что при споре, проверке или судебном разбирательстве такие документы могут быть признаны недействительными и не подлежащими применению.

Ниже приведу три типичные ситуации из практики.

---

Случай 1. Нарушение процедуры утверждения Правил внутреннего трудового распорядка

В ходе проверки выяснилось, что Правила внутреннего трудового распорядка были утверждены неправильно: в документе отсутствовало согласование с Советом директоров.

Фактически ПВТР были утверждены приказом генерального директора в 2024 году. При этом ранее существовало решение Совета директоров от 2022 года, а по уставу именно этот орган обладал полномочиями утверждать подобные документы.

Юридически ситуация выглядит следующим образом: если согласно уставу право утверждения внутренних нормативных актов отнесено к компетенции Совета директоров, а документ подписывает генеральный директор, то нарушается установленная процедура, предусмотренная статьёй 8 Трудового кодекса РФ.

В этом случае локальный акт утрачивает юридическую силу и не может применяться.

Аналогичная проблема возникает, если право утверждать документы уставом отнесено к компетенции общего собрания участников, а фактически их подписывает директор, не обладающий соответствующими полномочиями.

В чём риск для бизнеса

На практике это означает, что организация может остаться без действующего локального акта, на который опираются кадровые решения, режим труда, дисциплинарная практика и другие важные процессы.

Если такой документ оспаривается, под вопросом оказываются все решения, которые на него опирались.

---

Случай 2. Просроченные полномочия Совета директоров и генерального директора

Проверка показала, что члены Совета директоров были утверждены решением участников в 2022 году сроком на три года. Однако к моменту проверки в 2026 году нового решения о продлении полномочий или переизбрании представлено не было.

Таким образом, Совет директоров утратил легитимность.

При этом именно Совет директоров осуществлял контроль за деятельностью генерального директора и ежегодно определял выполнение его KPI с выплатой премии.

Дополнительно выяснилось, что сам генеральный директор также был назначен общим собранием в 2022 году на срок три года. Но к моменту проверки его полномочия также должны были быть продлены новым протоколом собрания либо должен был быть избран новый генеральный директор.

Этого сделано не было.

Тем не менее деятельность компании продолжалась. Приказы издавались, локальные нормативные акты утверждались, взаимодействие с внешними контрагентами осуществлялось от имени лица с просроченными полномочиями.

Что это означает на практике

Подобная ситуация порождает системную правовую неопределённость.

Под сомнение ставятся:

• легитимность решений Совета директоров;
• законность действий генерального директора;
• правомерность подписанных документов;
• юридическая сила утверждённых локальных актов.

Важно понимать: даже если срок пропущен не на месяцы, а всего на несколько дней, это уже создаёт существенный риск для бизнеса.

---

Случай 3. Противоречия в уставе

В одном из уставов были выявлены внутренние противоречия.

Например:

• в разделе «Управление обществом» прямо разрешалась передача полномочий единоличного исполнительного органа управляющей компании, то есть юридическому лицу;
• в разделе «Единоличный управляющий орган» одновременно указывалось, что таким органом может быть только физическое лицо.

Такое противоречие разрушает единый правовой подход.

При этом действующее законодательство — пункт 1 статьи 42 Федерального закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ — допускает назначение управляющим именно юридического лица. Соответственно, положение устава, ограничивающее такую возможность, вступает в противоречие с федеральным законом.

Чем это опасно

Подобные противоречия в уставе могут стать основанием для:

• корпоративных споров между участниками;
• оспаривания назначения управляющего;
• признания отдельных решений неправомерными;
• затяжных судебных конфликтов.

А всё это уже влечёт прямые финансовые потери и повышает управленческую нестабильность компании.

Какие последствия могут наступить для бизнеса

Подобные нарушения несут риск признания локальных актов, приказов и иных внутренних локально-распорядительных документов недействительными и не подлежащими применению.

Особенно опасно, если на основании таких документов производились выплаты:

• заработной платы;
• премий;
• командировочных;
• больничных;
• доплат;
• компенсаций и других начислений.

В такой ситуации возникает риск, что соответствующие расходы не будут учтены при расчёте налога на прибыль. Основание — пункт 1 части 1 статьи 255 НК РФ.

Это уже может повлечь:

• доначисление налогов;
• штрафы;
• пени;
• налоговые споры.

А в тяжёлых случаях — квалификацию действий как уклонение от уплаты налогов.

Далее возможны:

• административная ответственность;
• уголовная ответственность;
• дисквалификация руководителя;
• приостановка деятельности компании.

Именно поэтому ошибки в кадровом делопроизводстве нельзя рассматривать как второстепенные. В совокупности они могут приводить не просто к многомиллионным, а иногда и к многомиллиардным потерям.

---

Почему отсутствие внимания к уставу создаёт системные проблемы

Ключевая задача аудита кадрового делопроизводства — проверить, насколько все локальные акты, кадровые процедуры и внутренние решения соответствуют уставу, а также правилам делегирования полномочий.

Устав содержит информацию о:

• статусе организации;
• её структуре;
• компетенциях органов управления;
• порядке назначения и увольнения руководящего состава;
• правилах принятия решений;
• основаниях и формах внутренних документов.

Игнорирование этих положений ведёт к целому каскаду проблем:

• невозможности своевременно оформить полномочия;
• сложностям при заключении договоров;
• ошибкам в кадровых документах;
• невозможности корректного увольнения ключевых сотрудников;
• росту рисков трудовых споров;
• ослаблению позиции компании в случае проверок и конфликтов.

Кроме того, именно устав позволяет определить, какие локальные акты вообще должны быть в организации.

Например, должностная инструкция не является обязательной по ТК РФ во всех случаях. Но она должна быть оформлена, если такая обязанность предусмотрена федеральным законом, уставом или трудовым договором.

На практике же нередко встречается ситуация, когда устав относит право утверждать документы к компетенции общего собрания участников или Совета директоров, а фактически все приказы подписывает генеральный директор — то есть лицо, не наделённое на это полномочиями.

Такие акты не обладают должной юридической силой и в спорной ситуации не смогут защитить бизнес.

Вывод

Аудит кадрового делопроизводства — это не проверка ради порядка в папках и не формальный аудит HR-службы.

Это проверка устойчивости всей кадровой и управленческой конструкции бизнеса.

Устав — незаменимый документ для кадровика, HR-службы и собственника. Его знание и точное применение — это гарантия бесперебойной, законной и безопасной работы с персоналом.

Если организация игнорирует уставные нормы, нарушает порядок делегирования полномочий и утверждения внутренних актов, она рискует столкнуться не только с кадровыми ошибками, но и с крупными юридическими, налоговыми и финансовыми последствиями.

Именно поэтому аудит кадрового делопроизводства — это один из важнейших инструментов защиты бизнеса от системных рисков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

автор:

Бородина Вера
Дипломированный аудитор по трудовому законодательству
Внешний HRBP / HRD с практическим навыком ведения и восстановления КДП
Сертифицированный ментор ICF, бизнес-тренер, специалист по развитию лидерского Потенциала собственников бизнеса и топ-менеджмента
Специалист по планированию и управлению карьерой, сертифицированный коуч ICF (ACSTH)
Специалист по оценке и развитию персонала и команд