Информационные процессы уже давно стали неотъемлемой частью бизнеса и широко внедряются во все системы и почти во всех областях происходит цифровая трансформация, т. е. масштабное преобразование деятельности компании с помощью внедрения цифровых продуктов, а не просто использование в ее работе технологических решений.

 

Цели цифровизации бизнеса разные — зависят от компании и отрасли. В медицине технологии помогают точнее ставить диагноз, в фармацевтике — обрабатывать результаты опытов. Цифровизация в образовании помогает ученикам отрабатывать навыки на умных тренажерах, а учителям — обучать дистанционно и быстрее готовиться к занятиям. В банковской сфере программы оценивают клиентов, чтобы выдать кредит, позволяют безопасно и быстро переводить деньги.

 

В 2019 году в Гражданский кодекс РФ были внесены изменения и добавилось новое понятие «цифровые права», появление нового определения и хоть какая-то систематизация в условиях цифровизиации бизнеса стала необходимой.

 

В соответствии с указом Президента РФ «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017– 2030 годы», цифровая экономика – это «хозяйственная деятельность, в которой ключевым фактором производства являются данные в цифровом виде, обработка больших объемов и использование результатов анализа которых по сравнению с традиционными формами хозяйствования позволяют существенно повысить эффективность различных видов производства, технологий, оборудования, хранения, продажи, доставки товаров и услуг».

 

В сферу цифровизации и электронной обработки данных предпринимателю необходимо особое внимание уделить конфиденциальности.

 

1. О конфиденциальности данности.

 

27 июля 2006 года был принят Федеральный закон «О персональных данных», и согласно ст. 3 данного закона под персональными данными понимается – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) и ни одни персональные данные без согласия собственника этих данных не могут, подлежать разглашению, а в случае нарушения данного требования Штрафы за нарушение законодательства в этой сфере довольно суровые: для юридических лиц — от 30 тыс. до 18 млн рублей.

 

Таким образом, с момента, как компания выставила в сети «Интернет» вакансию и на нее пришел отклик потенциального соискателя, компания обязана обеспечить сохранность персональных данных физического лица и не допустить их утечки.

 

• Основные шаги в обеспечении конфиденциальности.

 

Что бы ни нарваться на штрафы в компании должно быть разработано Положение о работе с персональными данными, эта обязанность закреплена в законе и в случае отсутствия данного положения штраф составляет от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

 

• Следующий необходимый шаг это назначение ответственного лица за работу с Приложением и сохранность персональных данных.
• Определить круг лиц, у которых будет предоставлен доступ к персональным данным сотрудников, издать соответствующие приказы.
• Обеспечить безопасное хранение личных данных сотрудников.
• Получить согласие сотрудников на обработку и хранение персональных данных.

 

Это базовые вещи, без которых не возможна работа ни в одной организации.

 

2. Требования к документам в электронном виде.

 

Естественно к документам, оформляемым в электронном виде тоже применяются правила и стандарты.

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

 

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

 

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Так  непосредственно Приказом Министерства Труда России от 20.09.2022 года утверждены единые требования к составу и форматам документов, согласно которому электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

 

При этом по трудовому законодательству нельзя абсолютно все документы оформлять в электронном виде, так подлежат оформлению только в бумажном виде следующие виды документов:

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников по форме СТД-Р.
• Акты о несчастном случае на производстве по установленной форме.
• Приказы (распоряжения) об увольнении работника.
• Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (в частности, журналы инструктажей).

 

Перечисленные документы нужно в любом случае оформлять на бумаге. Это связано с исключительным значением данных документов.

 

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

 

Но как бы не внедрялись современные технологии в нашу жизнь 2024 год показал, что пока мы не готовы отказаться от дублирования документов на бумажных носителях.

 

 

 

 

автор

Макаревич Ксения Григорьевна
Учредитель правового бюро «Бона Фидес», медиатор